香港会社維持ガイド二：法定な会社記録を紹介する
一、序言
法人会社は実体がありません。もしあるならば、会社のファイルです。会社ファイルの組み合わせは、会社の法人身分を反映します。もちろん、異なっている会社は異なっている効力のファイルを生みます。
法例の目的は：
（2） 公衆人士と法人会社が取引する時、会社の状況を了解させます。
以上のために、＜会社条例＞は三つ種類の措置があります。第一、指定な人などが調査するため、全ての法人会社は会社登録所に指定な記録を保存する必要があります。
その次に、会社登録所署長は全ての法人会社の記録をコレクションする必要があります。香港会社登録所署長（会社登録署長）のファイル、主に全ての法人会社の提出した書類を含みます。公衆人士に調べることができます。
第三、少ない例外が別にして、全ての法人会社はその株主と香港会社登録署長に周期的な財務諸表を提出する必要があります。
香港＜会社条例＞の第282条によって、全ての法人会社の台帳とファイルは、清算する時、会社、清算人と出資者の間の権利と義務の表面的な証拠です。
二、メンバー（株主）名簿
＜会社条例＞第95条第（1）条は、全ての法人会社は必ず英文で一部株主名簿を作成する必要があって、全ての株主の以下の情況を記録します：
（1）名前と住所
（2）株主になる期日
（3）株主を終わる期日
（4）持ち株、全て株の弁別番号、既に納めった金額と株の金額
もし法人会社は株式を買い戻すならば、 株権証明書を代わって、元の株主は、株主の名簿に取り消す必要があって、株主を中止のように。同時に、会社の株主名簿に以下の詳しい情況を記録する必要があります。 （1） 株権証明書を発行すること；
（2） 株権証明書を代表する株式、株式に関する弁別番号；
（3） 株権証明書を発行する期日；
（4） 株権証明書を納める期日
厳格に言って株権証明書は株式ではありません。一般的に言って、法人会社はすでに発行した株式と株権証明書を交換することができって、元の株主が自由に株式譲渡ができるためです。そうして株式譲渡の手続きと税を納めることをする必要がありません。＜会社条例＞第29条は私人会社の株式譲渡に制限させる必要があって、一般的、私人会社は株権証明書が株式を代わってはいけません。
＜会社条例＞の第95条第（1）款（2）段によって、既に退出した株主の記録は、株主を退出した30年後で廃棄することができます。
＜会社条例＞第96条は、法人会社は50名株主を超過するならば、株主名簿は索引の形式で各株主の詳しい情況を並べる必要があります。そうしないと、会社は一つの株式索引を設けて、いつでも、株主名簿に全ての株主の情況を調査することもできます。
法人会社は新聞に株主名簿を一回公告して、封閉することができます。毎年の封閉の総日時は30日を超えることができません。もし必要があるならば、封閉日時はまた30日を延長することができます。株主名簿を封閉する期間、いかなる人は株主名簿を調査することもできません。全ての株式譲渡のため株主資料を変動することは、株主の名簿に登記できません。だから、株主名簿の封閉は、会社の株主を凍結します。通常は会社が周年株主総会或いは特別な株主総会を開会する前に、株主名簿を封閉して、株主を変更するため、開会通知が不便になります。同時に、株主名簿を封閉することは会社の株主総会に投票の資格と票の数を評価することができます。
＜会社条例＞の第102条第（1）款によって、株主名簿での法定記録が、表面の証拠です。だからある人が違反する証拠を出さない限り。会社は株主名簿によって事をします。
株主名簿での記録はミスがあるならば、裁判所は＜会社条例＞の100条によって、以下の情況を陰りんす。
（2） もし新株主の登記或いは名簿に古い株主の除名が恐れるならば
＜会社条例＞の第100条は、ただ登記と登記を忘れった株主の名前を登録するだけで、裁判所はこの条例によって株主名簿内で株主の名前のほかに詳しい情況を訂正するかどうかを知りません。例えば株式の数、有効期日等。同時に、裁判所の命令があるない限り、会社は勝手に株主名簿を訂正することができません。
＜会社条例＞第101条は、一切の明示、黙って或いは推定な信託関係の詳しい状況が、株主名簿に記録することができません。いわゆる信託関係は、明らかの例を挙げて、株式の持参者の株式は他の受益人がいる。この規定は法人会社が株式名簿に本当の受益人の詳しい状況を記録できません。しかしこれは会社が信託受益人の利益を考えない限りません。
二、取締役と会社秘書の名簿
＜会社条例＞第158条は、全ての法人会社は一部取締役と会社秘書の名簿を作成しなければなりません。
名簿に全ての取締役の以下の詳しい状況を記録する必要があります。
（1） 名前及びこの前使用した名前（中国系の取締役は必ず中国語の前を加えなければなりません）；
（2） いかなる別名；
（3） 常用な住所（もし永久な住所がなければ、ホテルの住所もできます、でも郵便番号はできません）；
（4） 国籍
（5） 職業（関する職位の職責の情報を詳しく漏らす必要がある）；もし職業がないならば、ほかの取締役の職位を説明します；
（6） もし香港身分証明書があるならば、その身分証名書の番号
いくつかの法人会社は法人団体から取締役を出任することができます。もしこの情況があるならば、関する法人団体の名称及び登録或いは主な事務所の住所、名簿に記録する必要があります。取締役の詳しい状況が、普通の取締役と同じに、取締役及び会社秘書の名簿に記録します。
＜会社条例＞の第158条第10款（甲）によって、取締役会は常にある人の指示によって働いて、個の人は会社の取締役で、その詳しい情況は取締役と会社秘書の名簿に記録する必要があります。そのため、持ち株会社はその付属会社の取締役とします。同時に、大部分の投票権が持ている私人株主は、会社の取締役をとする恐れがあって、取締役と会社秘書の名簿に登記させます。
会社秘書に関する、取締役と会社秘書の名簿に以下の記録が必要です：
（1） 会社秘書或いは共同会社秘書の名前とこの前使用した名前、しかし、中国語の名前を加える必要がありません。
（2） 常用な住所（もし永久な住所がなければ、ホテルもできます。しかし郵便番号はできません）
もし会社秘書は法人団体ならば、この法人団体の名称と登録、主な事務所住所を記録する必要があります。もし会社秘書は法人団体の商号ではないならば、商号の名称とその主な事務所住所を登記することができます。
法人会社の取締役と会社秘書はその会社に詳しい状況を提出する責任があって、会社が取締役と会社秘書の名簿を作成するためです。
三、債券の持参者名簿
（1） 名前と住所
（3） 債券持参者を中止する期日
中国系の債券持参者の名前は、中国語と英語で記入する必要があります。法例に説明がなくて、何の期日を過ごした後、既に退出した債券持参者の記録を取り消すことができます。条文の内容から分析して、もし法人会社は異なっている債券を発行するならば、全ての発行した債券は一つ債券持参者名簿を設ける必要があります。
＜会社条例＞の第89条は、全ての法人会社が、海外会社を含み、一部抵当登記冊を作成する必要があります。記録冊に会社財務の抵当、浮動担保を含みます。記録冊内の詳しい状況は：
（1） 抵当された財物の簡単な説明
（2） 抵当の金額
（3） もし適用ならば、受益人の名称を抵当する
五、帳簿＜会社条例＞第121条によって、全ての法人会社は以下の事項を記録するため適当の会計帳簿記録が必要です。
（1）会社の全ての収支、及び収支の事項
（3）会社の資産と借金
同条例の第274条は、法人会社の清算、もし清算する前の二年内で、適切な会計帳簿を作成しなくて、この会社の全ての高級な職員は有罪にされます。
＜会社条例＞第121条は、会計帳簿に資料がある限りない、そうしないと既に適切な会計帳簿を作成したと見なします：
（1） 全ての収支金額と関する収支事項は日々によって記録する
（2） 資産と負債記録
（3） もし貨物の商売があるならば、関する貨物の商売の報告書、即ち：
（4） 全ての財政年度で保存する貨物
（5） （小売りの商売が別にして）売り出した、購入する貨物の数量と名称
（6） （小売りの商売が別にして）この会社と商売する貨物の購買者と売り出す人
特に注意して、＜会社条例＞第121条第（2）款は、法人会社の会計帳簿は全ての商売を解釈できるない限り、また会社に公平的真実な状況を提出して、この会社は既に適切な会計帳簿があると見なします。もちろん、いわゆる公平的真実な状況を提出することが、ただ適切な会計帳簿の条件の一です。理論上は、会社の会社帳簿と関するファイルは7年を保存する必要があります。
六、会社会議記録
＜会社条例＞の第119条は、全ての法人会社が、株主総会と取締役会の会議記録を作成する必要があります。会議記録は英語で作成する必要がありません。でもある会議記録は会社登録所に保存する必要があります。もし英語で作成しなければ、関する会議記録は認証した英語の訳本が必要です。
全ての法人会社は＜会社条例＞の第80条第（1）款によって、すべての既に抵当したファイルの副本を保存すす必要があって、公衆人士に調査するために。
八、会社記録を保存する
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