香港公司維護指南之二：法定公司記錄簡介
一、引言
法人公司沒有實體現象。如果有的話，就是公司的文件。公司文件的組合，反映公司的法人身份。當然，不同公司會産生不同分量的文件。
自有公司法例以來，法例一直都規定每一法人公司須適當編整其記錄。每一法人公司又有責任向公衆人士提供有關該公司的一些資料。
法例的目的是：
(一) 保證公司成員可取得一些基本數據；
(二) 使公衆人士在和法人公司交易時，瞭解公司的狀况；
(三) 使負責管理公司的人等，有一定程度的管理責任；
(四) 使政府取得所需的數據，以便執行公司法例。
爲上述目的，《公司條例》規定有三種措施。第一，每一法人公司必須在公司註冊辦事處內存放一些指定的記錄供指定人等查閱。
其次，公司註冊署長有職責搜集每一法人公司的記錄。香港公司註冊處署長（公司註冊署長）的檔案，主要包括每一法人公司所呈交的文件。每一檔案可由公衆人士查閱。
第三，除少數例外之外，每一法人公司必須向其成員及香港公司註冊署長提供周期性的財務報告。
根據香港《公司條例》第二百八十二條，每一法人公司的賬册和文件，在清盤時，均是公司、清盤人和注資人之間的權利與義務的表面證據。
二、成員（股東）名册
《公司條例》第九十五條第（一）款規定，每一法人公司必須用英文編寫一份成員名册，記錄每一成員的下述詳情：
(1) 姓名及地址；
(2) 成爲成員日期；
(3) 終止爲成員日期；
(4) 所持股份、每股辨別號碼、每股應交或已交股本。
若華裔成員曾在股份轉讓文書之上用中文簽署，或用其它方式表示選用中文名字，則成員名册內必須加上其中文姓名。
《公司條例》沒有界定何謂“華裔”。事實上很難替“華裔”、“華人”等詞語下定義。以中國地大物博，又有漢滿蒙回藏及很多少數民族，很難說某族人是“華裔”，某族人不是“華裔”。若是以在中國出生爲標準，難道在中國出生的印度人、美國人也算是“華裔”嗎？另外，很多“華人”是在外國出生的，有的已是第三、第四代移民，再加上中外混血兒，問題複雜得不得了。在香港婚姻法例裹，也有同樣的問題出現過。在香港《劉梁氏訴劉寶俊》一案，格朗珀斯大法官曾說：立遺囑人是華人。我這樣說是因爲他有華人名字。誰是華人，可能就是根本沒法解答的疑問。
若法人公司收回所發股份，代以股權證，則原持有股份的成員，必須在成員名册內除名，猶如已終止爲成員。同時，公司須在成員名册內記錄下列詳情：
(1) 發股權證的事；
(2) 股權證所代表的股份、有關股份的辨別號碼；
(3) 發股權證日期；
(4) 交回股權證的日期。
除做上述記錄外，根據《公司條例》第九十七條第（二）至（四）款，法人公司可將持有股權證的人士當作成員，登記在成員名册內。不過，若是這樣做，法人公司可能須對任何人士因公司這樣做而蒙受的損失負賠償責任。該等條款的字句又表示，若公司章程細則許可，法人公司可于股權證持有人交回股權證換取股份之後，毋須將該等人士登記爲成員。
嚴格上來說，股權證不算是股份。一般做法，法人公司可將已發行的股份換以股權證，好讓原股份持有人可自由轉讓股份，而毋須付厘印稅和做轉讓股份手續。由于《公司條例》第二十九條規定私人公司必須對其股份轉讓加以限制，一般相信，私人公司不可以用股權證代替股份。
根據《公司條例》第九十五條第（一）款（二）段，已退出的成員的記錄，可在成員退出之日之後三十年後銷毀。
《公司條例》第九十六條規定，假若法人公司有超過五十名成員，成員名册必須以索引形式排列各成員詳情。不然，公司可設一成員索引，以便隨時能在成員名册內查閱任何成員的詳情。
法人公司可在報紙上公告一次或多次封閉成員名册。封閉的總日數每年不得超過三十。如有需要，可將封閉期再延長三十日。封閉成員名册期間，任何人無權查閱成員名册，所有有關股份轉讓致令成員人士變動的資料，也不能登記在成員名册內。所以，封閉成員名册，其實是凍結公司的成員成分。通常公司會在召開周年成員大會或非常成員大會之前，封閉成員名册，避免因成員人士變動而對發出開會通告引起不便。同時，封閉成員名册也方便公司考核成員大會中的投票資格和票數。
按《公司條例》第一百零二條第（一）款，成員名册內的法定記錄，屬表面證據。故除非有人提出相反證據，公司須依成員名册行事。
成員名册內的記錄若有謬誤，法庭可依《公司條列》第一百條下令更正。但只限下列情况：
(1) 若有某人的名字被錯誤加載成員名册內，或是被遺漏。
(2) 若是在登記新成員或是替舊成員除名等事情上有所延誤。
公司或其成員或任何受損害人士可向法庭申請下令更正成員名册。
由于《公司條例》第一百條只提及登記或遺漏登記成員名字，不知道法庭是否可根據該條下令更正成員名册內成員名字以外的其它詳情，例如股份數目、有效日期等等。援引麥克納頓勛爵在《特雷弗訴惠特沃思》一案所說，似乎法庭不可以下令更正其它詳情。同時，除非有法庭命令，公司似乎不可以擅自修改成員名册。
《公司條例》第一百零一條規定，一切明示、默示或推定信托關係詳情，均不可以記錄在成員名册內。所謂信托關係，最明顯的例子，莫如股份持有人所持股份其實是另有真正受益人。這條所規定的就是禁止法人公司在成員名册內記錄真正受益人的詳情。但這幷不表示公司毋須顧及信托受益人的利益。
在《布雷德福銀行有限公司訴亨利?布裏格斯父子有限公司》一案，一公司股份持有人將其股票存放在一銀行作爲透支保證還款的抵押。銀行立即通知發行股份的公司，稱已取得有關的股票。後來，發行股份的公司因有關股東沒有依催繳股本通知繳交股本，要對有關股份采取扣封行動。英國上議院法庭認爲，因爲發行股份的公司事先已知行對有關股份有權益，故發行股份公司不能搶先在銀行之前扣封股份。換句話說，公司受銀行所發的通知的約束。
二、董事及公司秘書名册
《公司條例》第一百五十八條規定每一法人公司必須編制一份董事及公司秘書名册。
名册必須記錄每一董事之下述詳情：
(1) 姓名及從前所用姓名（華裔董事必須附加中文姓名）；
(2) 任何別名；
(3) 慣常住址（若無永久住址，可用酒店地址，但郵箱號碼則不可）；
(4) 國籍；
(5) 職業（須附足够詳情透露有關職位的職責）；若無職業，說明其它董事職位；
(6) 若有香港身份證，其身份證號碼。
有些法人公司可由法人團體出任董事。若有這情况，有關法人團體的名稱及註冊或首要辦事處地址，須記錄在名册內。交替董事的詳情，也應如一般董事一樣，記錄在董事及公司秘書名册內。
根據《公司條例》第一百五十八條第十款（甲）段，若董事會慣常聽取某人的指示行事，該人亦視爲是公司董事，其詳情亦須記錄在董事及公司秘書名册內。由此，控股公司可被視爲是其附屬公司的董事。同時，持有大多數投票權的私人股東，也可能被視爲是公司的董事而要登記在董事及公司秘書名册內。
關于公司秘書，董事及公司秘書名册內必須有下列記錄：
(1) 公司秘書或聯席公司秘書的姓名及以前所用姓名，但毋須附加中文名字。
(2) 慣常住址（若無永久地址，酒店地址亦可，但郵箱號碼則不可）。
若公司秘書是一法人團體，須記錄該法人團體的名稱及註冊或首要辦事處地址。若公司秘書是一非法人團體商號，可登記商號名稱及其首要辦事處地址。
法人公司每一董事及公司秘書有責任向其公司提供足够詳情，以便公司編寫董事及公司秘書名册。
三、債券持有人名册
若法人公司發行不得由手傳轉讓的債券，公司必須按照《公司條例》第七十四A條編制一份有關債券持有人的名册。該名册必須記錄每一債券持有人的下列詳情：
(1) 姓名及地址；
(2) 成爲債券持有人之日期；
(3) 終止爲債券持有人的日期。
華裔債券持有人的名字，必須用中英文填寫。法例幷無說明，在甚麽時期之後，已退出的債券持有人的記錄可以銷毀。從條文的字裏行間分析，若法人公司發行幾次不同的債券，則每次發行的債券須設一債券持有人名册。
四、抵押登記册
《公司條例》第八十九條規定，每一法人公司，包括海外公司，須編制一份抵押記錄册。記錄册須載有所有牽涉有關公司財物的抵押，包括浮動抵押。記錄册內的詳情，包括：
(1) 被抵押的財物的簡要說明；
(2) 抵押的金額；
(3) 若適用的話，抵押受益人的名稱。
在這條，《公司條例》沒有界定何謂抵押。比對上來說，《公司條例》第八十條所指要向公司註冊署長登記的抵押，只限由公司訂立的抵押。由于這第八十九條沒有對應在抵押記錄册內記錄的抵押作任何說明，這裹只可以假定記錄册必須包羅萬象，而不限于由公司訂立的抵押。在《有關戈登》一案，法庭曾經指出，若訴訟人將一筆款項放入法庭作爲官司敗訴賠償對方訴訟費用的擔保，則該筆款項視爲一種質押。相信若法人公司將款項放入法庭作擔保，亦須在其質押記錄册內作適當記錄。
五、賬册
根據《公司條例》第一百二十一條，每一法人公司必須有適當會計帳簿記錄下列事項：
(1) 公司所有收支，及收支事項。
(2) 公司所買所賣一切貨物。
(3) 公司的資産及負債。
但這條沒有說明怎樣才算是適當會計帳簿。
同條例第二百七十四條稱，法人公司清盤，若有發現在清盤前兩年內，沒有編制適當會計帳簿，則該公司每一高級職員可被判有罪。
《公司條例》第一百二十一條又稱，除非會計賬册載有下資料，否則不視爲已編制有適當會計賬册：
(1) 所有收支款項和有關收支事項的逐日記錄。
(2) 資産和負債記錄。
(3) 如有貨物買賣，有關貨物買賣的報表，即：
(a) 在每一財政年度點存的貨物；
(b)（除零售交易外）售出和引進的貨物數量和名稱；
(c)（除零售交易外）與該公司交易的貨物購買者和出售者。
特別要留意，《公司條例》第一百二十一條第（二）款又稱，除非法人公司的會計賬册可以解釋一切有關交易，幷對公司的狀况提供一公正真確的景象，該公司不視爲已有適當的會計賬册。當然，所謂提供公正真確的景象，只是適當會計賬册的條件之一。理論上，即使公司的會計賬册可以提供公正真確的景象，公司的會計賬册也未必是適當的。
最後，《公司條例》規定，法人公司每一年度的會計賬册和有關文件，必須保存七年。
六、公司會議記錄
《公司條例》第一百一十九條規定，每一法人公司，必須編制成員大會和董事會會議記錄。會議記錄毋須用英文編寫。但某些會議記錄須交公司註冊處存案。若不是用英文編寫，則有關會議記錄必須附以認證的英譯本。
七、已登記抵押的文件的副本
每一法人公司必須依據《公司條例》第八十條第（一）款保留所有已登記抵押的文件的副本，以便公衆人士查閱。
八、保存公司記錄
即使法人公司已經解散，有關公司記錄必須保留起碼五年。因爲《公司條例》第二百八十三條第（二）款聲稱，曾保管有關公司文件記錄的人士，在公司解散五年之後，可毋須對有關文件記錄負任何責任。
相關資料：
香港公司註冊套裝（基本註冊套裝，客戶自己提供公司秘書和註冊地址）
香港公司註冊套裝（完整註冊套裝，啓源提供公司秘書和註冊地址）
全新香港公司註冊程序（委托啓源代理註冊）
空殼香港公司購買程序（委托啓源代理註冊、向啓源購買）
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