香港私人有限公司维护指南之二： 法定公司记录简介

一、引言

法人公司没有实体现象。如果有的话，就是公司的文件。公司文件的组合，反映公司的法人身份。当然，不同公司会产生不同分量的文件。

自有公司法例以来，法例一直都规定每一法人公司须适当编整其记录。每一法人公司又有责任向公众人士提供有关该公司的一些资料。

法例的目的是：
(一) 保证公司成员可取得一些基本数据；
(二) 使公众人士在和法人公司交易时，了解公司的状况；
(三) 使负责管理公司的人等，有一定程度的管理责任；
(四) 使政府取得所需的数据，以便执行公司法例。

为上述目的，《公司条例》规定有三种措施。第一，每一法人公司必须在公司注册办事处内存放一些指定的记录供指定人等查阅。

其次，公司注册署长有职责搜集每一法人公司的记录。香港公司注册处署长（公司注册署长）的档案，主要包括每一法人公司所呈交的文件。每一档案可由公众人士查阅。

第三，除少数例外之外，每一法人公司必须向其成员及香港公司注册署长提供周期性的财务报告。

根据香港《公司条例》第二百八十二条，每一法人公司的账册和文件，在清盘时，均是公司、清盘人和注资人之间的权利与义务的表面证据。

二、成员（股东）名册

《公司条例》第九十五条第（一）款规定，每一法人公司必须用英文编写一份成员名册，记录每一成员的下述详情：
(1) 姓名及地址；
(2) 成为成员日期；
(3) 终止为成员日期；
(4) 所持股份、每股辨别号码、每股应交或已交股本。

若华裔成员曾在股份转让文书之上用中文签署，或用其它方式表示选用中文名字，则成员名册内必须加上其中文姓名。

《公司条例》没有界定何谓“华裔”。事实上很难替“华裔”、“华人”等词语下定义。以中国地大物博，又有汉满蒙回藏及很多少数民族，很难说某族人是“华裔”，某族人不是“华裔”。若是以在中国出生为标准，难道在中国出生的印度人、美国人也算是“华裔”吗？另外，很多“华人”是在外国出生的，有的已是第三、第四代移民，再加上中外混血儿，问题复杂得不得了。在香港婚姻法例裹，也有同样的问题出现过。在香港《刘梁氏诉刘宝俊》一案，格朗珀斯大法官曾说：立遗嘱人是华人。我这样说是因为他有华人名字。谁是华人，可能就是根本没法解答的疑问。

若法人公司收回所发股份，代以股权证，则原持有股份的成员，必须在成员名册内除名，犹如已终止为成员。同时，公司须在成员名册内记录下列详情：
(1) 发股权证的事；
(2) 股权证所代表的股份、有关股份的辨别号码；
(3) 发股权证日期；
(4) 交回股权证的日期。

除做上述记录外，根据《公司条例》第九十七条第（二）至（四）款，法人公司可将持有股权证的人士当作成员，登记在成员名册内。不过，若是这样做，法人公司可能须对任何人士因公司这样做而蒙受的损失负赔偿责任。该等条款的字句又表示，若公司章程细则许可，法人公司可于股权证持有人交回股权证换取股份之后，毋须将该等人士登记为成员。

严格上来说，股权证不算是股份。一般做法，法人公司可将已发行的股份换以股权证，好让原股份持有人可自由转让股份，而毋须付厘印税和做转让股份手续。由于《公司条例》第二十九条规定私人公司必须对其股份转让加以限制，一般相信，私人公司不可以用股权证代替股份。

根据《公司条例》第九十五条第（一）款（二）段，已退出的成员的记录，可在成员退出之日之后三十年后销毁。

《公司条例》第九十六条规定，假若法人公司有超过五十名成员，成员名册必须以索引形式排列各成员详情。不然，公司可设一成员索引，以便随时能在成员名册内查阅任何成员的详情。

法人公司可在报纸上公告一次或多次封闭成员名册。封闭的总日数每年不得超过三十。如有需要，可将封闭期再延长三十日。封闭成员名册期间，任何人无权查阅成员名册，所有有关股份转让致令成员人士变动的资料，也不能登记在成员名册内。所以，封闭成员名册，其实是冻结公司的成员成分。通常公司会在召开周年成员大会或非常成员大会之前，封闭成员名册，避免因成员人士变动而对发出开会通告引起不便。同时，封闭成员名册也方便公司考核成员大会中的投票资格和票数。

按《公司条例》第一百零二条第（一）款，成员名册内的法定记录，属表面证据。故除非有人提出相反证据，公司须依成员名册行事。

成员名册内的记录若有谬误，法庭可依《公司条列》第一百条下令更正。但只限下列情况：
(1) 若有某人的名字被错误加载成员名册内，或是被遗漏。
(2) 若是在登记新成员或是替旧成员除名等事情上有所延误。
公司或其成员或任何受损害人士可向法庭申请下令更正成员名册。

由于《公司条例》第一百条只提及登记或遗漏登记成员名字，不知道法庭是否可根据该条下令更正成员名册内成员名字以外的其它详情，例如股份数目、有效日期等等。援引麦克纳顿勋爵在《特雷弗诉惠特沃思》一案所说，似乎法庭不可以下令更正其它详情。同时，除非有法庭命令，公司似乎不可以擅自修改成员名册。

《公司条例》第一百零一条规定，一切明示、默示或推定信托关系详情，均不可以记录在成员名册内。所谓信托关系，最明显的例子，莫如股份持有人所持股份其实是另有真正受益人。这条所规定的就是禁止法人公司在成员名册内记录真正受益人的详情。但这幷不表示公司毋须顾及信托受益人的利益。

在《布雷德福银行有限公司诉亨利?布里格斯父子有限公司》一案，一公司股份持有人将其股票存放在一银行作为透支保证还款的抵押。银行立即通知发行股份的公司，称已取得有关的股票。后来，发行股份的公司因有关股东没有依催缴股本通知缴交股本，要对有关股份采取扣封行动。英国上议院法庭认为，因为发行股份的公司事先已知行对有关股份有权益，故发行股份公司不能抢先在银行之前扣封股份。换句话说，公司受银行所发的通知的约束。

三、董事及公司秘书名册

《公司条例》第一百五十八条规定每一法人公司必须编制一份董事及公司秘书名册。

名册必须记录每一董事之下述详情：
(1) 姓名及从前所用姓名（华裔董事必须附加中文姓名）；
(2) 任何别名；
(3) 惯常住址（若无永久住址，可用酒店地址，但邮箱号码则不可）；
(4) 国籍；
(5) 职业（须附足够详情透露有关职位的职责）；若无职业，说明其它董事职位；
(6) 若有香港身份证，其身份证号码。

有些法人公司可由法人团体出任董事。若有这情况，有关法人团体的名称及注册或首要办事处地址，须记录在名册内。交替董事的详情，也应如一般董事一样，记录在董事及公司秘书名册内。

根据《公司条例》第一百五十八条第十款（甲）段，若董事会惯常听取某人的指示行事，该人亦视为是公司董事，其详情亦须记录在董事及公司秘书名册内。由此，控股公司可被视为是其附属公司的董事。同时，持有大多数投票权的私人股东，也可能被视为是公司的董事而要登记在董事及公司秘书名册内。

关于公司秘书，董事及公司秘书名册内必须有下列记录：
(1) 公司秘书或联席公司秘书的姓名及以前所用姓名，但毋须附加中文名字。
(2) 惯常住址（若无永久地址，酒店地址亦可，但邮箱号码则不可）。

若公司秘书是一法人团体，须记录该法人团体的名称及注册或首要办事处地址。若公司秘书是一非法人团体商号，可登记商号名称及其首要办事处地址。

法人公司每一董事及公司秘书有责任向其公司提供足够详情，以便公司编写董事及公司秘书名册。

四、 债券持有人名册

若法人公司发行不得由手传转让的债券，公司必须按照《公司条例》第七十四A条编制一份有关债券持有人的名册。该名册必须记录每一债券持有人的下列详情：
(1) 姓名及地址；
(2) 成为债券持有人之日期；
(3) 终止为债券持有人的日期。

华裔债券持有人的名字，必须用中英文填写。法例幷无说明，在甚么时期之后，已退出的债券持有人的记录可以销毁。从条文的字里行间分析，若法人公司发行几次不同的债券，则每次发行的债券须设一债券持有人名册。

五、 抵押登记册

《公司条例》第八十九条规定，每一法人公司，包括海外公司，须编制一份抵押记录册。记录册须载有所有牵涉有关公司财物的抵押，包括浮动抵押。记录册内的详情，包括：
(1) 被抵押的财物的简要说明；
(2) 抵押的金额；
(3) 若适用的话，抵押受益人的名称。

在这条，《公司条例》没有界定何谓抵押。比对上来说，《公司条例》第八十条所指要向公司注册署长登记的抵押，只限由公司订立的抵押。由于这第八十九条没有对应在抵押记录册内记录的抵押作任何说明，这裹只可以假定记录册必须包罗万象，而不限于由公司订立的抵押。在《有关戈登》一案，法庭曾经指出，若诉讼人将一笔款项放入法庭作为官司败诉赔偿对方诉讼费用的担保，则该笔款项视为一种质押。相信若法人公司将款项放入法庭作担保，亦须在其质押记录册内作适当记录。

六、 账册

根据《公司条例》第一百二十一条，每一法人公司必须有适当会计账簿记录下列事项：
(1) 公司所有收支，及收支事项。
(2) 公司所买所卖一切货物。
(3) 公司的资产及负债。

但这条没有说明怎样才算是适当会计账簿。

同条例第二百七十四条称，法人公司清盘，若有发现在清盘前两年内，没有编制适当会计账簿，则该公司每一高级职员可被判有罪。

《公司条例》第一百二十一条又称，除非会计账册载有下资料，否则不视为已编制有适当会计账册：
(1) 所有收支款项和有关收支事项的逐日记录。
(2) 资产和负债记录。
(3) 如有货物买卖，有关货物买卖的报表，即：
(a) 在每一财政年度点存的货物；
(b)（除零售交易外）售出和引进的货物数量和名称；
(c)（除零售交易外）与该公司交易的货物购买者和出售者。

特别要留意，《公司条例》第一百二十一条第（二）款又称，除非法人公司的会计账册可以解释一切有关交易，幷对公司的状况提供一公正真确的景象，该公司不视为已有适当的会计账册。当然，所谓提供公正真确的景象，只是适当会计账册的条件之一。理论上，即使公司的会计账册可以提供公正真确的景象，公司的会计账册也未必是适当的。

最后，《公司条例》规定，法人公司每一年度的会计账册和有关文件，必须保存七年。

七、 公司会议记录

《公司条例》第一百一十九条规定，每一法人公司，必须编制成员大会和董事会会议记录。会议记录毋须用英文编写。但某些会议记录须交公司注册处存案。若不是用英文编写，则有关会议记录必须附以认证的英译本。

八、 已登记抵押的文件的副本

每一法人公司必须依据《公司条例》第八十条第（一）款保留所有已登记抵押的文件的副本，以便公众人士查阅。

九、 保存公司记录

即使法人公司已经解散，有关公司记录必须保留起码五年。因为《公司条例》第二百八十三条第（二）款声称，曾保管有关公司文件记录的人士，在公司解散五年之后，可毋须对有关文件记录负任何责任。